Wie ist die iPM‒Cloud entstanden?

Wie ist die iPM Cloud entstanden? Die iPM Cloud ist nicht am Reißbrett entstanden – sondern direkt aus der Praxis heraus. Sie basiert auf echten Herausforderungen, die im Arbeitsalltag eines Dienstleistungsunternehmens im Facility Management täglich auftreten. Die Gründer, Dirk Hensel & Markus Krauthausen, leiteteten selbst über viele Jahre einen Hausmeisterservice im Rhein-Main-Gebiet. Dabei wurde schnell deutlich, dass klassische Arbeitsweisen und bestehende Softwarelösungen den Anforderungen moderner Dienstleistungsprozesse nicht gerecht wurden. Der Arbeitsalltag war geprägt von hohem organisatorischem Aufwand, unübersichtlichen Abläufen und einem stetig wachsenden Bedarf an Transparenz gegenüber Kunden.

Die Herausforderung Die Probleme waren vielfältig – und vor allem praxisnah: Leistungen wurden zwar zuverlässig vor Ort erbracht, jedoch häufig nicht ausreichend dokumentiert. Das führte regelmäßig zu Rückfragen oder sogar Beschwerden von Kunden, die bestimmte Arbeiten als „nicht erledigt“ wahrgenommen haben. Hinzu kam, dass Arbeitszeiten manuell erfasst wurden – oft im Nachgang, teilweise unvollständig oder fehleranfällig. Eine saubere und nachvollziehbare Zeiterfassung war kaum möglich. Auch die Einsatzplanung gestaltete sich schwierig: Abstimmungen erfolgten telefonisch oder per WhatsApp, Änderungen waren schwer nachzuvollziehen und führten häufig zu Missverständnissen im Team. Das Ergebnis war ein hoher Verwaltungsaufwand im Büro, Frust bei den Mitarbeitern und eine fehlende Transparenz in Richtung Kunde. Die Lösung Aus genau diesen Herausforderungen entstand der Gedanke, eine eigene Lösung zu entwickeln – maßgeschneidert für die Anforderungen im Facility Management. Im Jahr 2014 entwickelte Dirk Hensel gemeinsam mit Markus Krauthausen die erste Version der iPM Cloud – zunächst ausschließlich für den eigenen Betrieb. Das Ziel war klar: Alle relevanten Prozesse sollten digital, zentral und vor allem praxisnah abgebildet werden.

Das Ergebnis Was als internes Werkzeug begann, entwickelte sich schnell weiter. Die Vorteile waren unmittelbar spürbar: Prozesse wurden deutlich effizienter, der Verwaltungsaufwand reduzierte sich erheblich und die Transparenz gegenüber Kunden stieg merklich. Leistungen konnten plötzlich nachvollziehbar dokumentiert und jederzeit nachgewiesen werden. Auch im Team sorgte die klare Struktur für Entlastung. Mitarbeiter wussten genau, welche Aufgaben anstehen, konnten ihre Tätigkeiten direkt vor Ort dokumentieren und mussten sich nicht mehr auf handschriftliche Notizen oder nachträgliche Einträge verlassen. Aufgrund dieser positiven Effekte entstand schnell Interesse von anderen Unternehmen aus der Branche.

Die iPM Cloud wurde & wird kontinuierlich weiterentwickelt, um auch den Anforderungen weiterer Dienstleister gerecht zu werden.