Datenschutz in der Hausmeistersoftware: Digitale Effizienz braucht Sicherheit

Kundendaten, Mitarbeiterdaten, Fotos und Arbeitszeiten – alles an einem Ort

Die Digitalisierung verändert die Arbeit von Hausmeisterdiensten, Gebäudereinigungen und Facility-Management-Unternehmen grundlegend. Papierlisten verschwinden, Arbeitszeiten werden digital erfasst, Leistungen direkt am Objekt dokumentiert und Mitarbeiter erhalten ihre Aufgaben über das Smartphone.

Das spart Zeit und schafft Transparenz.

Doch mit der zunehmenden Digitalisierung wächst auch die Verantwortung für die Daten, die dabei verarbeitet werden. Denn in einer modernen Hausmeistersoftware befinden sich längst nicht nur Objektadressen und Telefonnummern.

Datenschutz und Datensicherheit müssen deshalb genauso selbstverständlich sein wie eine zuverlässige Einsatzplanung oder Leistungsdokumentation.

Genau diesen Anspruch verfolgen wir bei iPM-Cloud.

Welche Daten werden mit iPM-Cloud verarbeitet?

iPM-Cloud bildet zahlreiche Arbeitsabläufe eines Gebäudedienstleisters digital ab. Entsprechend unterschiedlich sind die Daten, die innerhalb der Software verarbeitet werden können.

Dazu gehören beispielsweise:

• Kunden-, Kontakt- und Ansprechpartnerdaten
• Mitarbeiter- und Benutzerdaten
• Objekt- und Vertragsinformationen
• Leistungsverzeichnisse und Einsatzplanungen
• Arbeitszeiten und Zeitstempel
• GPS- und Standortinformationen, soweit aktiviert
• Fotos und Leistungsdokumentationen
• Zählerstände und Störmeldungen
• QR-Code-Zuordnungen
• Angebote, Kalkulationen und Abrechnungsinformationen
• technische Protokoll- und Diagnosedaten

Gerade die Kombination dieser Informationen macht deutlich, warum Datenschutz bei einer professionellen Unternehmenssoftware eine zentrale Rolle spielen muss.

Datenschutz nach DSGVO – mit klaren Regeln

Beim Einsatz einer Cloudsoftware werden personenbezogene Daten im Auftrag des jeweiligen Unternehmens verarbeitet.

Deshalb stellt iPM-Cloud seinen Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO (AVV) zur Verfügung. Darin werden unter anderem Gegenstand, Zweck und Dauer der Verarbeitung sowie die Rechte und Pflichten der Beteiligten geregelt.

iPM-Cloud verarbeitet personenbezogene Kundendaten im Rahmen der Auftragsverarbeitung ausschließlich entsprechend den vertraglichen Regelungen und dokumentierten Weisungen des Kunden.

Für unsere Kunden bedeutet das vor allem eines:

Der Umgang mit personenbezogenen Daten ist nicht nur technisch, sondern auch vertraglich klar geregelt.

Nicht jeder darf alles sehen

Ein wesentlicher Bestandteil des Datenschutzes ist die Frage, wer auf welche Informationen zugreifen darf.

iPM-Cloud setzt deshalb auf ein Rollen- und Berechtigungskonzept nach dem Need-to-know- und Least-Privilege-Prinzip.

Die Daten unterschiedlicher Kunden beziehungsweise Mandanten werden logisch voneinander getrennt. Administrative Rechte werden kontrolliert vergeben und Supportzugriffe erfolgen anlassbezogen und zweckgebunden.

Das ist gerade für Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern wichtig. Ein Hausmeister im Außendienst benötigt schließlich andere Informationen und Berechtigungen als beispielsweise ein Disponent oder Mitarbeiter in der Verwaltung.

Verschlüsselte Datenübertragung mit TLS 1.3

Sensible Informationen müssen nicht nur bei der Speicherung geschützt werden. Ebenso wichtig ist der Transport der Daten zwischen den beteiligten Systemen.

Im aktuellen Sicherheitskonzept von iPM-Cloud ist für die Datenübertragung TLS 1.3 dokumentiert. Unsichere Protokolle und Cipher Suites werden deaktiviert.

Darüber hinaus sind die Verschlüsselung produktiver Daten im Ruhezustand und die Verschlüsselung der Backups dokumentiert. Für administrative Zugänge ist Mehrfaktor-Authentifizierung als umgesetzt bestätigt.

Damit betrachten wir Datensicherheit nicht als einzelne Funktion, sondern als Zusammenspiel verschiedener technischer und organisatorischer Maßnahmen.

Datenschutz endet nicht am Büro-PC

Eine Hausmeistersoftware muss dort funktionieren, wo die eigentliche Arbeit stattfindet: direkt am Objekt.

Mitarbeiter nutzen iPM-Cloud deshalb auch mobil. Aufgaben werden abgerufen, Leistungen dokumentiert, Fotos aufgenommen, Arbeitszeiten erfasst oder QR-Codes gescannt.

Damit entstehen Daten auf mobilen Geräten.

Auch dieser Bereich wird im Sicherheitskonzept berücksichtigt. Mobile Offline-Daten sollen auf das erforderliche Maß begrenzt und durch Sicherheitsmechanismen des Betriebssystems und der Anwendung geschützt werden.

Zeiterfassung und GPS: So viel wie notwendig, nicht so viel wie möglich

Besonders sensibel sind Mitarbeiter-, Arbeitszeit- und Standortdaten.

GPS- und Beschäftigtendaten können abhängig von ihrer Verwendung Rückschlüsse auf das Verhalten von Mitarbeitern ermöglichen. Deshalb sollte die technische Möglichkeit einer Datenerfassung niemals automatisch bedeuten, dass sämtliche verfügbaren Daten auch erhoben werden sollten.

Der iPM-Cloud AVV weist ausdrücklich darauf hin, dass GPS-, Zeit- und Beschäftigtendaten je nach Konfiguration eine systematische Beobachtung ermöglichen können.

Über Aktivierung, Umfang und zulässigen Nutzungszweck entscheidet der jeweilige Kunde als Verantwortlicher. Er muss dabei insbesondere Erforderlichkeit, Verhältnismäßigkeit, Rechtsgrundlage und gegebenenfalls bestehende Mitbestimmungsrechte berücksichtigen.

Unser Grundsatz: Digitalisierung soll Prozesse verbessern – nicht unnötig Daten sammeln.

Auch Backups gehören zur Datensicherheit

Was passiert, wenn ein technisches Problem auftritt?

Datenschutz bedeutet nicht ausschließlich Schutz vor unberechtigtem Zugriff. Ein professionelles Sicherheitskonzept muss auch dafür sorgen, dass wichtige Unternehmensdaten nicht einfach verloren gehen.

Deshalb sieht das Sicherheitskonzept von iPM-Cloud regelmäßige Datensicherungen, eine geschützte Aufbewahrung der Sicherungen sowie Verfahren für Störungsbearbeitung, Wiederanlauf und Wiederherstellung vor.

Im aktuellen AVV ist ein tägliches inkrementelles Backup dokumentiert. Die Backups werden verschlüsselt.

Was passiert nach Vertragsende mit den Daten?

Eine wichtige Datenschutzfrage wird bei der Auswahl einer Cloudsoftware häufig vergessen:

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich die Software irgendwann nicht mehr nutze?

Auch dafür gibt es bei iPM-Cloud klare Regelungen.

Nach Beendigung der vereinbarten Verarbeitung werden personenbezogene Daten entsprechend den vertraglichen Vereinbarungen gelöscht oder zurückgegeben, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Im aktuellen AVV ist für produktive Kundendaten eine Löschung innerhalb von 14 Kalendertagen nach Vertragsende festgelegt. Auch die endgültige Überschreibung der entsprechenden Daten aus den Backups ist mit einer Frist von 14 Kalendertagen nach Vertragsende dokumentiert.

Weniger Datenchaos kann auch mehr Datenschutz bedeuten

In vielen Betrieben sind Informationen über Jahre gewachsen:

Eine Excel-Tabelle liegt auf einem Büro-PC. Objektfotos befinden sich auf verschiedenen Smartphones. Arbeitszeiten stehen auf Papierzetteln. Kontaktdaten werden über Messenger verschickt. Leistungsnachweise liegen in Ordnern und weitere Informationen verteilen sich auf E-Mail-Postfächer.

Das ist nicht nur ineffizient.

Es erschwert auch die Kontrolle darüber, wo personenbezogene Daten gespeichert sind und wer darauf Zugriff hat.

Eine zentrale Unternehmenssoftware kann hier einen entscheidenden Vorteil bieten: Informationen werden strukturiert innerhalb definierter Prozesse verarbeitet und Zugriffsrechte können gezielt gesteuert werden.

Genau das ist der Ansatz von iPM-Cloud.

Digitalisierung und Datenschutz gehören zusammen

Eine moderne Hausmeistersoftware muss heute mehr können als Termine verwalten und Leistungen dokumentieren.

Unternehmen müssen sich darauf verlassen können, dass auch Themen wie Berechtigungen, verschlüsselte Übertragung, Datensicherung, Supportzugriffe und die Löschung von Daten berücksichtigt werden.

Deshalb haben Datenschutz und Datensicherheit bei iPM-Cloud einen festen Platz in unserer technischen und organisatorischen Struktur.

Denn für uns bedeutet Digitalisierung nicht einfach, Papier durch eine App zu ersetzen.

Digitalisierung bedeutet, betriebliche Prozesse effizienter, nachvollziehbarer und gleichzeitig kontrollierbarer zu gestalten.

iPM-Cloud – die Software für moderne Gebäudedienstleister

Von der Objektverwaltung über Einsatz- und Leistungsplanung bis zur mobilen Dokumentation und Zeiterfassung unterstützt iPM-Cloud Hausmeisterdienste, Gebäudereinigungen und Facility-Management-Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer täglichen Arbeit.

Effizient arbeiten. Prozesse digitalisieren. Daten verantwortungsvoll behandeln.

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