Zeiterfassungspflicht 2026: Was Hausmeisterdienste jetzt wissen müssen

Was heute schon gilt

Seit dem EuGH-Urteil von 2019 und dem darauffolgenden Beschluss des Bundesarbeitsgerichts im September 2022 steht fest: Arbeitgeber in Deutschland müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Für einzelne Branchen – darunter das Baugewerbe, die Gebäudereinigung und Teile der Speditionsbranche – gilt eine Aufzeichnungspflicht durch das Mindestlohngesetz (MiLoG) und die Schwarzarbeitsbekämpfung sogar schon seit 2015.

Für Hausmeisterdienste ist das relevant, weil viele Betriebe branchenübergreifend tätig sind – etwa mit Grünpflege-, Reinigungs- oder Winterdienstleistungen, die in den Geltungsbereich der bestehenden Aufzeichnungspflichten fallen.

Was sich 2026 wirklich ändert – und was nicht

In der Presse kursiert seit einiger Zeit der Begriff „Zeiterfassungsreform 2026“. Wichtig zur Einordnung: Bislang handelt es sich um eine politische Einigung auf Referentenentwurf-Ebene, nicht um ein verabschiedetes Gesetz. Ein konkretes Inkrafttretungsdatum steht noch nicht fest. Diskutiert werden unter anderem eine grundsätzliche Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung, Übergangsfristen für kleinere Betriebe sowie Ausnahmen für Vertrauensarbeitszeit unter bestimmten Voraussetzungen.

Für Hausmeisterbetriebe heißt das konkret: Die bereits bestehenden Pflichten sind schon heute bindend – wer noch mit Papierzetteln oder Excel-Listen arbeitet, sollte nicht auf ein neues Gesetz warten, sondern jetzt schon sauber dokumentieren.

Bußgelder bei Verstößen

Verstöße gegen bestehende Aufzeichnungspflichten aus dem MiLoG können mit Bußgeldern bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Auch ohne branchenspezifische Pflicht drohen bei Kontrollen der Zollverwaltung (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) empfindliche Konsequenzen, wenn Arbeitszeiten nicht nachvollziehbar dokumentiert sind.

Was Betriebe jetzt tun sollten

• Arbeitszeiten lückenlos erfassen – auch bei Saisonkräften und Subunternehmern
• Auf digitale, revisionssichere Erfassung statt Papier oder Excel umstellen
• Dokumentation so aufbauen, dass sie bei einer Kontrolle sofort vorlegbar ist
• Bei wechselnden Einsatzorten: Zeiterfassung direkt am Objekt, nicht erst im Nachgang im Büro

Genau hier setzt die iPM-Cloud Mobile App an: Mitarbeitende melden sich per QR-Code am Objekt an und ab, die Arbeitszeit wird automatisch und GPS-gestützt erfasst – lückenlos, auch offline, und ohne zusätzlichen Aufwand im Büro.

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