An-/Abmeldung mit GPSZeitstempel 12:02Foto an der Leistung
Kommt dir das bekannt vor?
„Das wurde doch schon lange nicht mehr gemacht.“
Gerade bei wiederkehrenden Arbeiten mit größeren Leistungsintervallen entstehen schnell unterschiedliche Wahrnehmungen.
Fehlt eine nachvollziehbare Dokumentation, beginnt die Suche – oder im schlimmsten Fall die Diskussion mit dem Kunden.
?Wann wurde die Leistung zuletzt ausgeführt?
?Welcher Mitarbeiter war am Objekt?
?Was genau wurde erledigt?
?Gab es Besonderheiten?
?Existiert vielleicht sogar ein Foto?
Mit iPM-Cloud hast du die Antworten bereits im System.
Bestandteile der Leistungsdokumentation
Dokumentieren, während die Arbeit erledigt wird.
Deine Mitarbeiter sehen in der iPM-Cloud App die am Objekt vereinbarten Leistungen und arbeiten diese direkt vor Ort ab. Die Dokumentation entsteht dabei unmittelbar während der täglichen Arbeit.
Leistungsverzeichnis
Jede einzelne Position des mit dem Kunden vereinbarten Leistungsverzeichnisses wird bei der Abarbeitung dokumentiert. So ist später nachvollziehbar, welche vereinbarte Leistung wann tatsächlich durchgeführt wurde.
GPS-Dokumentation
Die An- und Abmeldung am Objekt wird mit den zugehörigen GPS-Daten hinterlegt. Damit kannst du belegen, wann und an welchem Standort die An- bzw. Abmeldung erfolgt ist.
Datum & Zeitstempel
Die Abarbeitung der Leistungen wird mit Datum und Uhrzeit dokumentiert. So entsteht automatisch eine chronologische Historie der ausgeführten Arbeiten.
Fotos & Bemerkungen
Deine Mitarbeiter können einzelnen Leistungen direkt Textbemerkungen und Bilder hinzufügen. Diese werden der jeweiligen Leistung zugeordnet und erscheinen anschließend in der Dokumentation.
Aufgabe erledigen.Foto hinzufügen.Fertig.
Einblick in iPM-Cloud
Vom Protokoll zum Leistungsnachweis
So findest du im Büro jede dokumentierte Leistung wieder – und machst daraus mit einem Klick den Nachweis für deinen Kunden. Echte Ansichten aus iPM-Cloud.
01
Protokolle öffnen
Im Modul Protokolle filterst du nach Zeitraum, Kunde, Objekt und Auftrag – oder nach Mitarbeiter und Subunternehmer.
Leistungsnachweis.pdfSeite 1
Leistungsnachweis.pdfSeite 3–4
Vergrößern
iPM-Cloud
Vom Smartphone direkt ins Büro
Deine Leute arbeiten. Die Dokumentation läuft nebenher.
Was dein Mitarbeiter am Objekt dokumentiert, steht anschließend zentral in iPM-Cloud zur Verfügung.
01
Leistung auswählen
Der Mitarbeiter sieht, welche Arbeiten am Objekt auszuführen sind.
02
Leistung durchführen
Die vereinbarte Tätigkeit wird vor Ort abgearbeitet.
03
Dokumentieren
Leistung bestätigen und bei Bedarf Bemerkungen oder Fotos hinzufügen.
04
Daten übertragen
Die erfassten Informationen werden dem Objekt und der jeweiligen Leistung zugeordnet.
05
Leistungsnachweis erstellen
Im Büro stehen die Informationen für die weitere Bearbeitung und Dokumentation bereit.
Aus vielen einzelnen Tätigkeiten entsteht so eine strukturierte und nachvollziehbare digitale Leistungshistorie für jedes Objekt.
Mehr als ein Nachweis
Dokumentation schützt nicht nur deinen Umsatz. Sie kann neuen Umsatz schaffen.
Eine gute Leistungsdokumentation ist viel mehr als ein Nachweis gegenüber deinem Auftraggeber.
Sie zeigt dir auch, ob das ursprünglich vereinbarte Leistungsverzeichnis tatsächlich zum gewünschten Ergebnis deines Kunden passt. Aus einer dokumentierten Beobachtung entsteht so eine fundierte Grundlage für das Kundengespräch.
Ein einfaches Beispiel
Vereinbart
Treppenhausreinigung alle 14 Tage.
Dokumentiert
Deine Mitarbeiter stellen regelmäßig fest, dass der tatsächliche Reinigungsbedarf deutlich höher ist – und halten das mit Bildern und Bemerkungen fest.
Deine Chance
Statt deinem Kunden einfach eine häufigere Reinigung zu verkaufen, zeigst du ihm anhand der Dokumentation, warum eine Anpassung des Leistungsintervalls für ihn sinnvoll ist.
Dokumentieren
Bedarf erkennen
Leistung optimieren
Zusatzumsatz ermöglichen
Dein Nutzen
Mehr Transparenz für beide Seiten.
Weniger Reklamationen
Erbrachte Leistungen lassen sich nachvollziehbar belegen, statt sich auf Erinnerungen oder handschriftliche Aufzeichnungen verlassen zu müssen.
Bessere Kundengespräche
Fotos, Bemerkungen und Leistungshistorien schaffen eine sachliche Grundlage für Gespräche über Qualität und Leistungsumfang.
Leistungspotenziale erkennen
Die Dokumentation zeigt, wenn vereinbarte Intervalle oder Leistungen nicht mehr zum tatsächlichen Bedarf des Objektes passen.
Zusatzleistungen anbieten
Erkannter Bedarf bildet die Grundlage für zusätzliche oder angepasste Leistungen.
Qualität kontrollieren
Du erhältst einen besseren Überblick darüber, welche Arbeiten an deinen Objekten durchgeführt und dokumentiert wurden.
Professioneller auftreten
Ein strukturierter digitaler Leistungsnachweis vermittelt deinem Auftraggeber Transparenz und Professionalität.
Durchgängig in einem System
Von der vereinbarten Leistung bis zum Nachweis. Alles gehört zusammen.
In iPM-Cloud greifen Leistungsverzeichnis, Einsatzplanung, App und Nachweis ineinander. Nichts wird doppelt erfasst, nichts geht zwischen Büro und Objekt verloren.
LeistungsverzeichnisWas wurde mit dem Kunden vereinbart?
EinsatzplanungWann und durch wen soll die Leistung ausgeführt werden?
Mobile AppWelche Arbeiten muss der Mitarbeiter am Objekt erledigen?
AbarbeitungWas wurde tatsächlich durchgeführt?
GPS · Zeit · Fotos · BemerkungenWas wurde zusätzlich dokumentiert?
LeistungsnachweisWas kannst du gegenüber deinem Kunden nachweisen?
Dokumentation ist keine Bürokratie.Dokumentation ist ein Teil deiner Wertschöpfung.
Sie schützt dich bei Reklamationen.
Sie schafft Transparenz gegenüber deinen Auftraggebern.
Sie unterstützt deine Qualitätskontrolle.
Sie macht zusätzlichen Bedarf sichtbar.
Und sie hilft dir, aus bestehenden Kundenbeziehungen mehr Umsatz zu entwickeln.
Deshalb war die professionelle Leistungsdokumentation von Anfang an eines der zentralen Themen bei der Entwicklung von iPM-Cloud®. Denn gute Arbeit sollte nicht nur gemacht werden.
Gute Arbeit sollte auch sichtbar sein.
Häufige Fragen
Leistungsdokumentation – kurz beantwortet
Deine Frage ist nicht dabei? Ruf einfach an – du sprichst direkt mit jemandem, der den Hausmeisteralltag kennt.
Was wird bei der Leistungsdokumentation in iPM-Cloud erfasst?
Jede Position des mit dem Kunden vereinbarten Leistungsverzeichnisses wird bei der Abarbeitung dokumentiert – mit Datum und Uhrzeit. Die An- und Abmeldung am Objekt kann mit GPS-Daten hinterlegt werden, und Mitarbeiter können einzelnen Leistungen Fotos und Bemerkungen zuordnen.
Wie entsteht der Leistungsnachweis für meinen Kunden?
Im Modul Protokolle filterst du nach Zeitraum, Kunde, Objekt oder Auftrag und erstellst über „Drucken“ den Nachweis. Er enthält die erledigten Leistungspositionen mit Intervall und Zeitstempel sowie die zugeordneten Fotos und Bemerkungen.
Müssen meine Mitarbeiter nach Feierabend noch etwas nachtragen?
Nein. Die Mitarbeiter sehen in der iPM-Cloud App die am Objekt vereinbarten Leistungen und arbeiten sie direkt vor Ort ab. Die Dokumentation entsteht während der Arbeit und steht anschließend zentral im Büro zur Verfügung.
Wie hilft die Dokumentation bei Reklamationen?
Erbrachte Leistungen lassen sich mit Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter, Fotos und Bemerkungen nachvollziehbar belegen – statt sich auf Erinnerungen oder handschriftliche Aufzeichnungen verlassen zu müssen. Das schafft eine sachliche Grundlage für das Gespräch mit dem Auftraggeber.
Kann die Leistungsdokumentation zusätzlichen Umsatz bringen?
Ja. Die Dokumentation zeigt, ob das vereinbarte Leistungsverzeichnis zum tatsächlichen Bedarf des Objekts passt. Stellen Mitarbeiter zum Beispiel regelmäßig fest, dass ein Treppenhaus häufiger gereinigt werden müsste, kannst du dem Kunden anhand von Fotos und Bemerkungen zeigen, warum ein angepasstes Intervall sinnvoll ist.
Kostenfreies Erstgespräch
Passt iPM-Cloud zu deinem Hausmeisterbetrieb?
Erzähl uns, wie dein Betrieb heute organisiert ist und wie du deine Leistungen aktuell dokumentierst. Wir schauen gemeinsam auf deine Anforderungen und zeigen dir, wie du mit iPM-Cloud deine Leistungen planen, durchführen und nachvollziehbar dokumentieren kannst.
