Kleinstaufträge
Briefkastenschlösser austauschen, Klingelschilder erneuern oder kleinere Reparaturen.
Ticketsystem mit iPM-Cloud
Ticketsystem für Hausmeisterdienste.Einmalaufträge einfach planen, terminieren und dokumentieren.
Vom kleinen Reparaturauftrag bis zur umfangreichen Grundreinigung: Neben den regelmäßig geplanten Leistungen gibt es im Arbeitsalltag immer wieder zusätzliche Aufträge – ein defektes Briefkastenschloss, eine Wartungsfirma, die Zugang zum Objekt benötigt, oder eine Grundreinigung, die ein Kunde beauftragt.
Mit dem Ticketsystem von iPM-Cloud werden solche Einmalaufträge zentral erfasst, terminiert, einem Mitarbeiter zugewiesen und über die iPM-Cloud App zur Bearbeitung bereitgestellt.
Ein Auftrag. Ein Ticket. Ein klar definierter Ablauf.
- Einmalaufträge zentral erfassen
- Direkt auf die Mitarbeiter-App
- Lückenlos dokumentiert
Schluss mit Zetteln, E-Mails und unübersichtlichen Messenger-Nachrichten
Einmalaufträge erreichen dich auf allen Wegen – nur nicht an einer Stelle.
Ein Kunde ruft an. Eine Hausverwaltung schreibt eine E-Mail. Ein Mitarbeiter bekommt vor Ort einen zusätzlichen Auftrag. Ein anderer Auftrag wird bereits Wochen im Voraus angekündigt.
Ohne ein zentrales System entstehen schnell unterschiedliche Informationsstände.
- Wurde der Auftrag am Telefon richtig notiert?
- Steht die Zusage irgendwo in einer E-Mail?
- Hat der Mitarbeiter die Messenger-Nachricht gesehen?
- Wer weiß vom Termin, der Wochen im Voraus feststand?
Mit dem iPM-Cloud Ticketsystem werden diese Aufträge strukturiert in einen digitalen Prozess überführt.
Alle Einmalaufträge zentral organisieren
Nicht jede Leistung lässt sich als regelmäßiger Zyklus planen.
Genau hier kommt das iPM-Cloud Ticketsystem zum Einsatz. Über Tickets organisierst du zum Beispiel:
Termine mit Wartungs- und Handwerksfirmen
Deine Mitarbeiter ermöglichen den Zugang oder begleiten die Arbeiten.
Größere Einmalaufträge
Grundreinigungen, Neubepflanzungen oder umfangreichere Sonderarbeiten.
Statt Telefonaten, E-Mails, Messenger-Nachrichten und Notizen:alle relevanten Informationen zentral im System.
Tickets direkt aus dem Büro anlegen
Ein durchgängiger digitaler Prozess. Vom Auftrag bis zur Dokumentation.
Neue Aufträge erfassen deine Mitarbeiter im Büro direkt als Ticket. Dabei legst du nicht nur fest, was erledigt werden soll, sondern definierst bereits die wesentlichen Rahmenbedingungen für die spätere Bearbeitung.
Das Ticket wird anschließend dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen und zum gewünschten Zeitpunkt auf dessen iPM-Cloud App übertragen.
Alle Funktionen & Module- Auftrag erfassenBeschreibung, Kunde, Objekt und Ansprechpartner im Ticket.
- PriorisierenVon „Gering“ bis „Notfall“.
- TerminierenSofort, ab Datum oder bis Datum.
- Mitarbeiter zuweisenEindeutig geregelt, wer verantwortlich ist.
- Mobil bearbeitenDirekt in der iPM-Cloud App.
- DokumentierenDer gesamte Verlauf bleibt nachvollziehbar.
Mit dem iPM-Cloud Kundenzugang
Deine Kunden können Tickets selbst einstellen.
Deine Kunden stellen neue Anliegen und Aufträge direkt über ihren Kundenzugang als Ticket ein. Damit entfällt ein Teil der manuellen Auftragserfassung im Büro – und wichtige Informationen aus Telefonaten oder E-Mails gehen nicht mehr verloren.
Das vom Kunden erstellte Ticket kannst du anschließend prüfen, ergänzen, priorisieren, terminieren und dem zuständigen Mitarbeiter zuweisen.
Die Aufgabenteilung
Der Kunde
meldet sein Anliegen direkt über den Kundenzugang.
Du
prüfst, ergänzt, priorisierst und terminierst das Ticket.
Der Mitarbeiter
erledigt den Auftrag – mit allen Informationen auf der App.
Alle wichtigen Informationen direkt im Ticket
Vom ersten Moment an klar definiert.
Schon beim Anlegen legst du die Rahmenbedingungen für die spätere Bearbeitung fest – damit dein Mitarbeiter genau weiß, was wann und wo zu erledigen ist.
Fakturieren oder ohne Berechnung
Nicht jeder zusätzliche Auftrag muss automatisch berechnet werden. Schon im Ticket legst du fest, ob die Leistung nach Fertigstellung fakturiert oder ohne zusätzliche Berechnung erbracht wird. So steht bereits bei der Bearbeitung fest, wie der Auftrag kaufmännisch behandelt wird.
Prioritäten eindeutig festlegen
Nicht jeder Auftrag ist gleich dringend. So kennzeichnest du dringende Arbeiten und unterscheidest sie von normalen Einmalaufträgen – gerade bei vielen gleichzeitig offenen Tickets schafft das zusätzliche Übersicht.
- Gering
- Normal
- Hoch
- Notfall
Beschreibung und Bilder
Eine klare Aufgabenbeschreibung ist die Grundlage für eine effiziente Bearbeitung. Beschreibe ausführlich, was am Objekt erledigt werden soll, und hinterlege zusätzlich Bilder. Dein Mitarbeiter sieht alles direkt auf seiner iPM-Cloud App – das reduziert Rückfragen.
Flexible Zeitfenster
Nicht jeder Auftrag muss sofort erledigt werden. Für jedes Ticket legst du individuell fest, in welchem Zeitraum die Bearbeitung erfolgen soll:
- Sofort – für Aufgaben, die unmittelbar bearbeitet werden sollen.
- Ab Datum – wenn die Arbeiten frühestens ab einem bestimmten Zeitpunkt möglich sind.
- Bis Datum – wenn für die Erledigung eine konkrete Frist besteht.
Direkt einem Mitarbeiter zuweisen
Jedes Ticket weist du einem zuständigen Mitarbeiter zu. Er erhält den Auftrag über seine iPM-Cloud Mobile App – damit ist eindeutig geregelt, wer verantwortlich ist. Das Büro behält den Überblick über vergebene und noch offene Aufgaben.
Erinnerung für wichtige Aufträge
Nach der Übertragung an den Mitarbeiter kannst du zusätzlich eine Erinnerungsfunktion aktivieren. Sie unterstützt dein Team dabei, wichtige oder zeitkritische Einmalaufträge zuverlässig im Blick zu behalten – gerade bei Aufgaben, die nicht zur täglichen Routine gehören.
Einblick in iPM-Cloud
Vom Ticket im Büro zur Aufgabe auf der App
So legst du ein Einmalauftrags-Ticket an, terminierst und weist es zu – und so bleibt der gesamte Verlauf nachvollziehbar. Echte Ansichten aus iPM-Cloud.
Ticket im Büro anlegen
Titel und Beschreibung, dazu Kunde, Objekt und Ansprechpartner – und die Fakturierungsoption: mit oder ohne Rechnung.
Tickets erst dann auf die App übertragen, wenn sie relevant werden
Langfristig planen – trotzdem übersichtlich arbeiten.
Ein besonderes Problem bei langfristig geplanten Einmalaufträgen: Sieht ein Mitarbeiter schon Wochen im Voraus alle künftigen Aufgaben auf seinem Smartphone, wird die Aufgabenliste schnell unübersichtlich.
iPM-Cloud löst das mit einem individuell steuerbaren Übertragungszeitpunkt: Du legst fest, wann das Ticket tatsächlich auf die App des Mitarbeiters übertragen wird. Ein Auftrag lässt sich so früh vollständig planen, ohne die aktuelle Arbeitsübersicht zu belasten.
Übertragungszeitpunkt
Ohne steuerbaren Zeitpunkt
Alle künftigen Aufgaben stehen Wochen im Voraus auf dem Smartphone – die Liste wird schnell unübersichtlich.
Mit iPM-Cloud
Der Auftrag ist früh vollständig geplant. Der Mitarbeiter sieht die Aufgabe erst, wenn sie für ihn relevant wird.
Lückenlose Dokumentation des gesamten Ticketverlaufs
Bei Einmalaufträgen entstehen häufig Rückfragen.
Das iPM-Cloud Ticketsystem dokumentiert deshalb den gesamten Verlauf. Kommunikation sowie Änderungen innerhalb des Tickets werden protokolliert – so entsteht eine nachvollziehbare Auftragshistorie, die du auch später noch einsehen kannst.
Das sorgt für Transparenz gegenüber Mitarbeitern, Büro und Kunden und verbessert die Qualität deiner Leistungsdokumentation.
- Wann wurde der Auftrag gemeldet?
- Wer hat ihn bearbeitet?
- Was wurde geändert?
- Welche Informationen wurden ergänzt?
Im Ticketverlauf steht die Antwort – Schritt für Schritt, mit Datum und Bearbeiter.
Deine Vorteile auf einen Blick
Weniger Rückfragen. Mehr Übersicht.
- Einmalaufträge zentral erfassen und verwalten
- Tickets direkt durch das Büro erstellen
- Auftragserfassung über den Kundenzugang
- Fakturierungsoption bereits im Ticket festlegen
- Prioritäten von „Gering“ bis „Notfall“ definieren
- Detaillierte Aufgabenbeschreibungen inklusive Bildern
- Flexible Bearbeitungszeiträume festlegen
- Tickets gezielt Mitarbeitern zuweisen
- Zeitpunkt der App-Übertragung individuell bestimmen
- Erinnerungen für wichtige Aufgaben aktivieren
- Kommunikation und Änderungen nachvollziehbar dokumentieren
- Weniger Rückfragen und Informationsverluste
- Mehr Übersicht über offene Einmalaufträge
Ein Ticketsystem, das in deine gesamte Hausmeistersoftware integriert ist.Kein isoliertes Werkzeug – Teil des ganzheitlichen Arbeitsprozesses von iPM-Cloud.
- Zentral erfassen.
- Verantwortlichkeiten festlegen. Termine definieren.
- Mobil bearbeiten. Vollständig dokumentieren.
Verbinde die Organisation deiner Einmalaufträge mit deinen bestehenden digitalen Prozessen und schaffe eine zentrale Informationsbasis für Büro, Mitarbeiter und Kunden – mit der All-in-One Hausmeistersoftware iPM-Cloud® für professionelle Hausmeister-, Reinigungs- und Gebäudedienstleister.
Einmalaufträge professionell organisieren.
Häufige Fragen
Ticketsystem – kurz beantwortet
Deine Frage ist nicht dabei? Ruf einfach an – du sprichst direkt mit jemandem, der den Hausmeisteralltag kennt.
+49 6723 998 28 41Für welche Aufträge eignet sich das Ticketsystem?
Für alle Einmalaufträge, die sich nicht über einen regelmäßigen Leistungszyklus planen lassen: Kleinstaufträge wie ein neues Briefkastenschloss, Termine mit Wartungs- und Handwerksfirmen, bei denen dein Mitarbeiter den Zugang ermöglicht, und größere Sonderarbeiten wie Grundreinigungen oder Neubepflanzungen.
Können meine Kunden selbst Tickets einstellen?
Ja. Über den iPM-Cloud Kundenzugang können deine Kunden neue Anliegen und Aufträge direkt als Ticket einstellen. Du prüfst das Ticket anschließend, ergänzt es, priorisierst und terminierst es und weist es einem Mitarbeiter zu.
Kann ich im Ticket festlegen, ob der Auftrag berechnet wird?
Ja. Schon beim Anlegen legst du fest, ob die Leistung nach Fertigstellung fakturiert oder ohne Berechnung erbracht wird. So steht bereits bei der Bearbeitung fest, wie der Auftrag kaufmännisch behandelt wird.
Welche Prioritäten und Zeitfenster gibt es?
Jedes Ticket erhält eine Priorität: Gering, Normal, Hoch oder Notfall. Für die Bearbeitung legst du das Zeitfenster fest – sofort, ab einem bestimmten Datum oder bis zu einem Stichtag.
Wann sieht mein Mitarbeiter das Ticket in der App?
Wann du willst: Du bestimmst den Übertragungszeitpunkt individuell – sofort oder zu einem festgelegten Datum. So kannst du einen Auftrag lange im Voraus planen, ohne die aktuelle Aufgabenliste deines Mitarbeiters zu füllen.
Wird der Verlauf eines Tickets dokumentiert?
Ja. Kommunikation und Änderungen innerhalb des Tickets werden protokolliert. Daraus entsteht eine nachvollziehbare Auftragshistorie, die du auch später noch einsehen kannst.
Einmalaufträge professionell organisieren
Lerne das iPM-Cloud Ticketsystem kennen
Ob defektes Briefkastenschloss, Begleitung eines Wartungstechnikers oder umfangreiche Sonderleistung: Jeder Einmalauftrag bekommt einen klar definierten digitalen Prozess. Wir zeigen dir gerne, wie du Einmalaufträge, Mitarbeiterplanung, Dokumentation und weitere Prozesse deines Hausmeisterdienstes mit iPM-Cloud digital organisieren kannst.
Lieber direkt sprechen? +49 6723 998 28 41 office@ipm-cloud.de
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