Winterdienstplanung: Gut vorbereitet in die nächste Wintersaison mit iPM-Cloud

Der nächste Winter kommt bestimmt – und für Hausmeisterdienste, Gebäudedienstleister und Facility-Management-Unternehmen beginnt die eigentliche Arbeit lange vor dem ersten Schneefall.

Welche Objekte müssen betreut werden? Welche Flächen sind zu räumen oder zu streuen? Welcher Mitarbeiter übernimmt welche Tour? Wie werden kurzfristige Änderungen organisiert? Und vor allem: Wie lässt sich später zuverlässig dokumentieren, wann und wo der Winterdienst durchgeführt wurde?

Wer diese Fragen erst beantwortet, wenn morgens um 4 Uhr der erste Schnee fällt, ist zu spät dran.

Eine professionelle Winterdienstplanung beginnt deshalb bereits vor der Saison. Mit iPM-Cloud können Winterdiensteinsätze zentral geplant, Mitarbeitern zugewiesen und anschließend direkt vor Ort digital dokumentiert werden.

Winterdienst bedeutet vor allem Organisation

Bei einem einzelnen Objekt mag sich ein Winterdiensteinsatz noch relativ einfach koordinieren lassen. Werden jedoch zehn, zwanzig oder mehr Objekte betreut, sieht die Situation schnell anders aus.

Mehrere Mitarbeiter sind gleichzeitig unterwegs, unterschiedliche Flächen müssen berücksichtigt werden und jedes Objekt hat seine eigenen Anforderungen.

Hinzu kommen kurzfristige Änderungen: Ein Mitarbeiter fällt aus, ein Fahrzeug steht nicht zur Verfügung oder eine Tour muss aufgrund der Wetterlage angepasst werden.

Genau dann zeigt sich, wie gut die Winterdienstplanung vorbereitet wurde.

Papierlisten, Excel-Tabellen und WhatsApp-Nachrichten können bei wenigen Einsätzen funktionieren. Mit zunehmender Zahl von Objekten, Mitarbeitern und Touren steigt jedoch der organisatorische Aufwand erheblich.

Winterdiensttouren bereits vor der Saison vorbereiten

Mit iPM-Cloud können vereinbarte Leistungen strukturiert im Grundplan hinterlegt und den entsprechenden Mitarbeitern zugewiesen werden.

Wiederkehrende Aufgaben müssen dabei nicht für jeden einzelnen Einsatz neu geplant werden. Sie werden einmal definiert und anschließend entsprechend der Planung bereitgestellt.

##Auch Touren- und Winterdienstplanungen ##lassen sich auf diese Weise vorbereiten.

Der große Vorteil:

Wenn der Winter tatsächlich beginnt, muss nicht erst hektisch überlegt werden, welcher Mitarbeiter welches Objekt anfährt. Die grundlegende Struktur steht bereits.

Vom Büro direkt auf das Smartphone

Eine gute Planung hilft nur dann, wenn die Informationen auch bei den Mitarbeitern ankommen.

Deshalb verbindet iPM-Cloud die Planung im Büro direkt mit der Mobile App.

Was im Büro geplant und einem Mitarbeiter zugewiesen wird, steht dem Mitarbeiter unterwegs zur Verfügung. Er sieht seine vorgesehenen Objekte und Aufgaben direkt auf seinem Smartphone.

Damit entsteht ein durchgängiger digitaler Ablauf:

Planen → Mitarbeiter zuweisen → Tour durchführen → Leistung dokumentieren → Nachweis erstellen

Informationen müssen nicht mehrfach übertragen oder nachträglich von handschriftlichen Listen in den Computer übernommen werden.

##Winterdiensteinsätze direkt vor Ort dokumentieren

Gerade beim Winterdienst ist nicht nur entscheidend, dass eine Leistung durchgeführt wurde.

Im Streitfall kann ebenso wichtig sein, nachvollziehen zu können:

welcher Mitarbeiter am Objekt war, wann der Einsatz stattgefunden hat, welche Leistungen durchgeführt wurden, wie lange der Mitarbeiter vor Ort war und welche zusätzlichen Informationen oder Fotos zum Einsatz vorliegen.

Mit der iPM-Cloud Mobile App können Mitarbeiter Leistungen direkt am Objekt dokumentieren.

Arbeitszeiten, erledigte Leistungen, Fotos und weitere Informationen werden digital erfasst und anschließend zentral im System bereitgestellt.

Für Winterdiensteinsätze unterstützt iPM-Cloud außerdem die Dokumentation mit GPS- und Bildinformationen.

So entsteht aus dem eigentlichen Arbeitseinsatz gleichzeitig eine nachvollziehbare digitale Dokumentation.

Fotos statt Diskussionen

Nach einem Winterdiensteinsatz entstehen häufig Fragen:

„War der Gehweg tatsächlich geräumt?“

„Wann war Ihr Mitarbeiter vor Ort?“

„Wurde an dieser Stelle gestreut?“

„Wie waren die Verhältnisse zum Zeitpunkt des Einsatzes?“

Ohne Dokumentation lassen sich solche Fragen Wochen oder Monate später nur schwer beantworten.

Mit einer digitalen Leistungsdokumentation können Fotos und weitere Informationen unmittelbar während des Einsatzes erfasst und dem Vorgang beziehungsweise Objekt zugeordnet werden.

Aus den mobil erfassten Daten lassen sich anschließend detaillierte Leistungsprotokolle erstellen.

Das sorgt für mehr Transparenz gegenüber Hausverwaltungen, Eigentümern und anderen Auftraggebern.

Das Büro behält den Überblick

Winterdienst bedeutet häufig Ausnahmebetrieb.

Während die Mitarbeiter draußen ihre Touren abarbeiten, muss das Büro den Überblick über zahlreiche Objekte und laufende Einsätze behalten.

iPM-Cloud verbindet deshalb Außendienst und Verwaltung.

Über die zentrale Betriebssteuerung können Aufgaben geplant und Bearbeitungsstände nachvollzogen werden. Die mobil erfassten Informationen stehen anschließend zentral zur Verfügung.

Dadurch reduziert sich auch eine der typischen Fragen im Winterdienst:

„Wie weit seid ihr mit der Tour?“

Statt Informationen telefonisch, per Messenger oder über handschriftliche Listen einzusammeln, laufen Planung und Dokumentation in einem gemeinsamen System zusammen.

Winterdienst auch als Saisonauftrag verwalten

Winterdienst ist keine ganzjährige Standardleistung. Deshalb unterstützt iPM-Cloud auch Saisonaufträge.

Aufträge können beispielsweise speziell für den Winterdienst oder für individuell definierte Zeiträume angelegt werden. Auch Saisonabrechnungen lassen sich damit in die betrieblichen Abläufe integrieren.

Winterdienst wird dadurch nicht als isolierte Zusatzaufgabe behandelt, sondern kann gemeinsam mit den übrigen Leistungen eines Hausmeister- oder Gebäudedienstleistungsunternehmens organisiert werden.

Jetzt vorbereiten – nicht beim ersten Schnee

Die beste Winterdienstplanung entsteht nicht in der Nacht, in der der Wetterdienst den ersten Schneefall ankündigt.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, die kommende Saison vorzubereiten:

Objekte prüfen, Leistungen kontrollieren, Mitarbeiter zuordnen, Touren festlegen und die notwendigen Informationen digital hinterlegen.

Wenn anschließend tatsächlich Schnee oder Glätte auftreten, steht die Organisation bereits.

Die Mitarbeiter wissen, welche Objekte sie anfahren müssen. Das Büro behält den Überblick. Und die ausgeführten Leistungen werden direkt vor Ort dokumentiert.

Weniger Zettelchaos. Mehr Kontrolle im Winterdienst.

Stellen Sie sich zwei Situationen vor:

Situation 1: Es ist 4:30 Uhr morgens. Schnee fällt. Der Mitarbeiter sitzt im Fahrzeug und sucht zwischen ausgedruckten Tourenplänen nach der nächsten Adresse. Gleichzeitig versucht das Büro telefonisch herauszufinden, welche Objekte bereits erledigt wurden.

Situation 2: Die Winterdiensttour wurde bereits vor Wochen vorbereitet. Der Mitarbeiter öffnet die iPM-Cloud App, sieht seine geplanten Objekte und Aufgaben, führt den Einsatz durch und dokumentiert die Leistung direkt vor Ort.

Genau hier zeigt sich der Unterschied zwischen klassischer Zettelwirtschaft und einem durchgängigen digitalen Prozess.

Winterdienstplanung mit iPM-Cloud

iPM-Cloud wurde speziell für die praktischen Abläufe von Hausmeisterdiensten und Gebäudedienstleistern entwickelt. Die Software verbindet Büro, Mitarbeiter und Objekte in einem zentralen System.

Für die Organisation des Winterdienstes stehen unter anderem folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Touren- und Einsatzplanung · Saisonaufträge · Mitarbeiterzuweisung · Mobile App · digitale Zeiterfassung · GPS-Dokumentation · Fotos · Leistungsnachweise · Objektverwaltung · zentrale Auswertung

Damit kann der komplette Ablauf vom geplanten Winterdienstauftrag bis zum dokumentierten Einsatz digital organisiert werden.

Machen Sie Ihren Winterdienst jetzt bereit für die nächste Saison.

Planen Sie Ihre Winterdiensttouren rechtzeitig, geben Sie Ihren Mitarbeitern klare Aufgaben mit auf den Weg und dokumentieren Sie ausgeführte Leistungen direkt vor Ort.

iPM-Cloud – die Hausmeistersoftware für professionelle Hausmeister- und Gebäudedienstleister.

Weniger Papierkram. Mehr Überblick. Professionell dokumentierte Winterdiensteinsätze.

Weitere Informationen zur Winterdienst-, Touren- und Einsatzplanung finden Sie auf der iPM-Cloud Webseite.

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